La Fundación Cardiovascular de Colombia (en adelante, FCV), identificada con el NIT. 890212568-0, con domicilio principal en Calle 155A No. 23 - 58 Urbanización El Bosque Floridablanca, Santander, en virtud de su condición de responsable de los datos personales, realizará el tratamiento de los datos personales conforme a los principios y deberes definidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes y complementarias que traten y regulen esta materia, las cuales están alineadas con las buenas prácticas internacionales.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales que realizará la FCV será conforme las siguientes finalidades de carácter general:
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la institución.
Prestación de los servicios asistenciales, gestión administrativa y financiera, seguridad y control de infecciones, y prevención y control de enfermedades.
Efectuar estudios con fines estadísticos, de investigación científica y académica
Realizar encuestas de satisfacción y evaluar la calidad de los productos y/o servicios.
Conocer de manera prospectiva las necesidades de sus grupos de interés con el fin de innovar en la prestación de sus servicios.
Obtener información relevante proveniente del análisis y combinaciones de datos para la toma de decisiones en la atención del servicio, así como entrenamiento de algoritmos.
Comunicar a sus grupos de interés información sobre los servicios de salud, eventos académicos y empresariales, publicaciones y publicidad sobre temas asociados a la salud y al objeto social de la institución.
Informar e invitar a campañas de mercadeo, promoción de servicio, eventos académicos e institucionales y programas de fidelización.
Mantener contacto a través de medios telefónicos, físicos, personales y/o electrónicos (chat, correo electrónico, teléfono).
Compartir información con terceros para el desarrollo de actividades en cumplimiento del objeto social.
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la institución.
El cumplimiento de las obligaciones legales que involucren datos personales de sus grupos de interés.
El cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales existentes con sus grupos de interés.
Realizar reportes obligatorios a entidades gubernamentales de vigilancia y control.
Resguardar la seguridad como paciente y/o visitante dentro de las instalaciones.
Informar sobre cambios de sus servicios y de las políticas de tratamiento de datos.
Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes.
Realizar auditorías y/o investigaciones (internas o externas) administrativas y/o disciplinarias para verificar el cumplimiento normativo
Realizar seguimiento extrahospitalario del estado de salud.
Gestionar trámites (peticiones, quejas y reclamos).
Velar por la calidad y seguridad de la atención.
Las finalidades particulares del tratamiento de los datos personales por parte de la FCV son, principalmente –esto es, sin limitarse a ellas–:
Pacientes: Registro y creación de historia clínica del paciente, realizar diagnósticos, generación de autorizaciones médicas, ejecutar programas de autocuidado, prestación del servicio, seguimiento al paciente y familiares, programación de citas, facturación de servicios, actividades administrativas, petición, recaudo, cobranza, generar alertas, prestación de servicios de salud y consulta médica general, consulta externa en medicina, gestión de actividades que provengan de los trámites propios del Sistema de Seguridad Social en Salud y del cumplimiento de las normas que lo regulan, contacto con los pacientes y/o usuarios a través de medios telefónicos, físicos, personales y/o electrónicos (chat, correo electrónico, teléfono), notificación de cambios o mejoras en la prestación de servicios y publicidad sobre los mismos, creación de bases de datos para la prestación de los servicios propios de la FCV, estudios con fines de investigación científica y académica, desarrollo de servicios, prestación de servicios médicos a través de herramientas de telemedicina, ejecutar actividades a distancia, como la promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento o rehabilitación realizadas por profesionales de salud utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones, estudios clínicos, análisis y desarrollo de investigaciones científicas, encuestas de satisfacción y evaluar la calidad de los productos y/o servicios, proceso de archivo, desarrollo, entrenamiento, validación y mejora de algoritmos y modelos de inteligencia artificial, actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos, uso de imagen contenida en fotografías y/o en otro medio audiovisual bien sea en medio físico, digital o virtual para la promoción de servicios y/o productos, y las demás finalidades que con ocasión del cumplimiento de su objeto requieran obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley.
Colaboradores: Atracción, selección, contratación, ejecución y terminación de contratos, capacitación, procesos formativos, estudios de seguridad para el candidato seleccionado, gestión de nómina, gestión de incapacidades, afiliación, actividades de prevención, y gestión de la salud, gestión de entrevistas de seguimiento, diagnósticos médicos, incapacidades por accidente de trabajo, enfermedad laboral, mediciones ambientales ocupacionales, trámites de actividades culturales, deportivas, de prevención y promoción de la salud, fotografía, ejecución, verificación y registro de actividades y procedimientos internos propios de la Dirección de Apoyo y Servicio, registro de participación en acciones de formación, inducción o reinducción institucional, proceso de archivo, actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos, fines históricos, científicos o estadísticos, y en general, para todas las actividades que requieran ser cumplidas por parte de la FCV, en su calidad de Empleador.
Proveedores y/o terceros: Gestión de contratación de personas naturales para prestación de servicios, evaluación de habilidades de contratistas, gestión de cuentas de cobro para los respectivos pagos y comunicaciones para la verificación de la prestación del servicio, creación y actualización de proveedores, acreedores, pagadores, generación y remisión de certificado de ingresos y retenciones, contabilización de facturas de proveedores, retenciones, comunicaciones sobre campañas informativas, gestión y seguimiento a convenios con Universidades y otras instituciones educativas, gestión de consultas, quejas, reclamos y trámites, registro de visitantes, desarrollo y ejecución de investigaciones académicas y científicas, gestión de información de docentes y estudiantes para fines educativos, gestión del ingreso y/o proceso administrativos para capacitaciones y/o eventos presenciales y virtuales que realice FCV, presentación de quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades competentes.
Seguridad: Video vigilancia, seguridad y control de acceso a los edificios con fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones.
Las demás finalidades que con ocasión del cumplimiento de su objeto requiera obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley.
Datos personales sensibles
En términos generales, la FCV realiza el tratamiento de datos personales considerados sensibles cuando así es requerido para el cumplimiento de su función como institución prestadora de salud, siempre y cuando:
El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos en que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización o se haga necesario por la naturaleza de su vinculación con la FCV.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales o quien ejerza apoyo deberán otorgar su autorización.
El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los titulares.
Derechos de los niños, niñas y adolescentes
En términos generales, la FCV puede realizar el tratamiento de datos personales de niños y niñas bajo el supuesto de que esté previamente autorizado por sus representantes o de que sean de naturaleza pública. En todo caso, el tratamiento realizado por la FCV responderá y respetará siempre el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, y asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
Tratamiento de datos por terceros
Para el cumplimiento de los fines y cuando así se requiera, la FCV podrá contratar con terceros servicios dirigidos a sus grupos de interés. En estos casos la información necesaria para el cumplimiento del contrato que pueda contener datos personales de los grupos de interés se trasladará a dichos terceros con la suscripción de cláusulas de privacidad que garanticen la salvaguardia de la intimidad de los titulares, la correcta prestación del servicio y el cumplimiento de los demás deberes legales y constitucionales.
Los datos personales que la FCV recoja a través de sus diferentes canales transaccionales serán usados para la operación y registro dentro de las funciones y finalidades regladas.
En los procesos organizacionales de la FCV y acorde con los datos personales recolectados y tratamiento a realizar, en el respectivo aviso de privacidad se informarán de forma previa las finalidades particulares. Cualquier persona que haga parte de uno de los grupos de interés en relación con tratamiento de sus datos personales tiene derecho a:
Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Ser informado por la FCV o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando tal autorización se encuentre excluida expresamente como requisito para dicho tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos, lo anterior, mediante presentación de reclamo escrito de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en los siguientes casos:
Cuando los titulares consideren que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la Ley 1581 de 2012.
Cuando los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que los datos fueron recolectados.
Para el ejercicio del habeas data, consultas y/o reclamos, el titular del dato personal o quien demuestre un legítimo interés conforme lo señalado en la normatividad vigente, podrá hacerlo contactando a la Oficina de Cumplimiento a través del siguiente correo electrónico: protecciondatos@fcv.org o dirigiendo una comunicación a la siguiente dirección física: Centro Internacional de Especialistas Km 7, autopista, Bucaramanga, Piedecuesta, Santander Piso 4, oficina 430S.
En cumplimiento de las normas de protección de datos personales, quien ejerza el derecho de hábeas data deberá suministrar con precisión los datos de contacto solicitados para efecto de tramitar y atender su solicitud y desplegar las cargas para el ejercicio de sus derechos.
Nombres y apellidos completos del titular y/o su representante y/o causahabientes;
Tipo y Número de identificación correspondiente.
Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
Motivo(s)/Hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar, suprimir y/o acceder a la información)
Firma (si aplica)
Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar
Copia del documento de identidad del titular y/o su representante y/o causahabiente